1.ÜNİTE - GÜNÜMÜZ BÜROLARI VE TEKNOLOJİ
BÜRO ORTAMLARINI ETKİLEYEN TEMEL DEĞİŞİMLER
Büro denilince birçok kişinin aklına bürodaki malzemeler gelmektedir, büroda yapılan işlemler ise ikinci planda düşünülen şeydir. Ancak fiziksel özellikleri ve üretim sürecini beraber değerlendirmek, büronun işleyişini anlamak ve çıkan sorunları çözmekte daha kullanışlı bir yoldur.
Bilgi ve İletişim Teknolojilerindeki Gelişmeler
Bilgi teknolojilerindeki gelişmeler, bürolarda hızlı ve sağlıklı iletişimi sağlamıştır.
Bilgisayarların hızlarının artması ve boyutlarının küçülmesi, bilgiye ulaşmanın maliyetini ve kaybedilen zamanı düşürmüştür.
İlk çıktığı yıllarda bürolarda genelde sekreterler tarafından kullanılan bilgisayarlar, 1980 ve 1990lı yıllarda yöneticiler dahil, tüm çalışar tarafından kullanılmaya başlanmıştır.
Günümüzde ülkeler arası ekonomik ilişkiler, yeniliklerin dünya üzerinde çok hızlı bir şekilde yayılmasını sağlamıştır.
Organizasyonların devamı için çevrelerinden kaynak (insan gücü, hammadde, malzeme, enerji, bilgi, vb.) sağlamaları gerekir. Kıt kaynaklar nedeniyle rekabet ortaya çıkmıştır.
Rekabetin iş gücü üzerindeki yansımalarından birisi de esnek istihdam uygulamalarının yaygınlık kazanmasıdır.
İş yapma biçimlerinin, iş süreçlerinin ve çalışma ilişkilerinin geleneksel büro ortamlarından çok farklı olduğu yeni büro türleri ortaya çıkmıştır. Ev bürolar, mobil bürolar,sanal bürolar ve geçici bürolar bunlara örnek verilebilir.
Ev büroları, bürodaki faaliyetlerin evde gerçekleştirilmesidir. Ev bürolar, çağımızın karmaşık iş yaşamının getirdiği zorluklar nedeniyle ortaya çıkmıştır. Özellikle nüfusun çok yoğun olduğu büyük kentlerdeki hava kirliliği, yoğun trafikte kaybedilen zaman, iş merkezlerinde ev fiyatları, kiralar ve yaşam giderlerinin çok yüksek olması nedeniyle çalışanların işyerlerinden çok uzakta yaşaması, vb. faktörler bu zorluklardan bazılarıdır.
Taşınabilir (laptop-dizüstü, notebook-defter) bilgisayarlar, bilgisayarın içinde yer alan ve faks gönderip alabilen yazılımlar, mobil telefonlar (cep, uydu, araç telefonu), taşınabilir yazıcılar, ve bu araçların uydular aracılığıyla dünyanın her köşesiyle iletişim sağlayabilmesi, neredeyse tam işlevli bir büronun çalışanla beraber seyahat etmesine izin vermektedir. Bu olanaklarla birlikte, yöneticiler ve diğer çalışanlar büroda oturmak yerine (ancak büroyla bağlantılarını devam ettirerek) müşterilerin ayağına gitmekte, fuar ve benzeri etkinliklere katılabilmekte, dünyanın her tarafında iş bağlantıları kurmakta ve muhtemel pazarları araştırabilmektedir.
Sanal büro, fiziksel anlamda bir büronun olmadığı bir çalışma ortamıdır. Özellikle bir mal üretimi söz konusu değilse ve müşterilerin işyerini ziyaret etmesi gerekmiyorsa sanal büro modeli başarılı bir şekilde uygulanabilir. İnternet üzerinde kurulan bir Web sitesi üzerinde faaliyetlere, sunulan hizmetlere, pazarlanan ürünlerin kataloglarına, kişilere ait bilgilere, vb. yer verilerek sanal bir büro oluşturulabilir.
Özellikle ABD'de olmak üzere ev bürolarından farklı bir şekilde geçici bürolar ortaya çıkmıştır. Çalışanların ve müşterilerin yaşadığı yerlere daha yakın olarak kurulan bu geçici bürolar, şirket merkeziyle irtibatına izin veren ve çalışanların bir büro ortamında ihtiyaç duyabileceği her şeye sahip olan geçici yerleşimlerdir. Küreselleşmenin bir neticesi olarak yaygınlık kazanmışlardır.
Uzaktan Çalışmaya İlişkin İşveren Politikaları
Uzaktan çalışmak basit bir çözümmüş gibi görünse de bir kaç hukuksal sorunun çıkması için müsait bir ortam oluşturmaktadır.
İşyeri Güvenliği: Çalışanların işyerlerinden talep ettikleri haklar arasında işyerindeki kazaların, yaralanmaların tazmini de vardır. Uzaktan çalışma söz konusu olduğunda, örneğin bir personel işini yaparken evde düşüp bacağını kırarak bir tazminat talebinde bulunursa, işletmenin buna yönelik hazırlığı ya da politikaları var mıdır?
Çalışma Saatleri ve Ücretler: Bir işyerinde çalışmada, çalışma saatleri ve buna bağlı olarak ücretlerin belirlenmesi kolaydır.
Gizlilik: Uzaktan çalışanların etkili bir şekilde denetlenebilmesi için işverenlerin tüm çevrimiçi iletişimi (örneğin, e-posta gönderimi/alımı, Web sitelerinde gezintilerin kaydı, vb.) izlemesi gerekebilir.
Belge ve Bilgilerin Güvenliği: Uzaktan çalışanlara işletmeyle ilgili gizlilik derecesi olan bilgi ve bilgiler sunan ve bunlara ev bürolardan ulaşılmasına izin veren işverenlerin çalışanlarla bir gizlilik anlaşması yapmaları gerekir.
BİR HİZMET ÜRETİM SİSTEMİ OLARAK BÜROLAR
Çevremizdeki örgütler iki katagoride ele alınabilir. Bunlardan birincisi fabrikalar ve imalathaneler gibi fiziksel bir ürün üretmeye, yani imalat yapmaya yönelik örgütlerdir. Diğer grup ise okul, hastane, lokanta, banka örneklerinde olduğu gibi hizmet (servis) üreten kuruluşlardır.
Hemen her örgütün temel fonksiyonu, mal ve/veya hizmet şeklinde üretim yapmaktır. Gıda maddelerinden taşıt araçlarına kadar çeşitli mamullerden ve eğitimden sağlığa kadar birçok hizmet türünden söz etmek mümkün olmakla birlikte, tüm üretim faaliyetlerinin yapısı genel olarak birbirine benzer. İnsan, makine, hammadde, enerji gibi girdileri istenilen ürün veya hizmete dönüştürmeye yönelik elemanlardan ve faaliyetlerden oluşan bu yapı, üretim sistemi olarak adlandırılır.
Girdiler ya da üretim faktörleri, sisteme dışarıdan alınan unsurlardır. Bunlardan bir kısmı insan, makine, para, metot (teknoloji) gibi sistem kaynakları, bir kısmı da işlenmek üzere alınan malzemelerdir.
Dönüşüm süreci girdileri amaçlara uygun şekilde çıktılara dönüştürmeye yönelik işlemlerdir. Dönüşüm sürecinde çalışanların göstermiş oldukları faaliyetler, yönetim faaliyetleri, teknoloji ve üretim yöntemlerinin uygulanması söz konusudur.
Üretim süreci sonunda, oluşturulacak ürünün niteliğine göre farklı çıktılar oluşur. İmalat sistemlerinin çıktısı, istenilen nitelikleri taşıyan mamul olarak çok kolay belirlenebilirken, hizmet sistemleri için çıktının tanımlanması o kadar kolay olamamaktadır. Bunun nedeni çıktının hizmetten sağlanan tatminle ilgili olması ve genellikle standart bir çıktı olmamasıdır.
Sistemde çıktılar her zaman istenilen nitelikte olmayabilir. Bu nedenle sistem çıktılarının gözden geçirilmesini ve gerektiğinde düzeltilmesini sağlamaya yönelik bir denetim mekanizmasının bulunması gerekir.
Geri bildirim yoluyla sistem çıktısı, beklenenlerle veya standartlarla karşılaştırılır ve varsa sapmaların düzeltilmesi için sisteme bilgi gönderilir. Bu bilgi yoluyla, sistemin girdilerine ve/veya süreçte istenilen çıktılara yönelik düzenlemeler yapılır. Kullanıcı ya da müşterilerden gelen şikâyetlerin, ürünü ya da hizmetleri iyileştirmeye yönelik olarak kullanılması, geri bildirim işlevinin tipik bir örneğidir.
Hizmet Sistemlerinin Özellikleri
Hizmet sistemleri, verilen hizmet yoluyla bireylerin bir tatmine ulaşmasını sağlamayı amaçlar. Gereksinmeler, değer yargıları ve beğenilerin bireyden bireye farklılık göstermesi, hizmet sistemlerinin tasarımını da güçleştirmektedir.
Hizmet sistemlerinde girdiler, tipik bir imalat sistemine göre çok farklılık gösterir. Hizmet sistemlerinde genellikle birbirinden farklı nitelikte talepler söz konusudur. Hizmetin üretildiği anda tüketilmesi ve girdilerde büyük değişkenlik göstermesi yönüyle hizmet, emek yoğun bir süreç gerektirir.
İmalat sistemlerinde çıktılar, fiziksel ölçüler olarak ifade edilen spesifikasyonlar yoluyla tanımlanmıştır ve çıktının bu standartlara uygun olması istenir.
BÜRO SİSTEMLERİNİN YAPISI VE ÖĞELERİ
Büro sistemlerinin tanımına geçmeden önce hangi tür çalışma yerlerinin büro olarak nitelendirildiğini inceleyelim. Türkçede büro, ofis, servis, daire sözcükleri aynı kavramı ifade etmek üzere biri diğerinin yerine kullanılan terimlerdir. Günlük hayatta karşılaştığımız büroları nitelik ve amaçlarına göre aşağıdaki gibi gruplandırabiliriz.
Büro sisteminin girdileri, bilgi (enformasyon) olup sözlü veya yazılı istekler direktifler, mesajlar, formlar ya da diğer dokümanlar, bilgisayar veya benzeri bilgi işlem makinelerinin çıktıları şeklinde olabilir. Hizmet talepleri de, hizmet talep edenlerin doğrudan ya da dolaylı başvurusu şeklinde ortaya çıkar. Büro sistemlerinin diğer girdileri ise, bilgilerin işlenmesi veya talebin karşılanması amacıyla bulundurulan kaynaklardır.
Büro Faaliyetleri: Görevler ve Prosedürler
Büro sisteminin süreç aşamasında, çeşitli faaliyetler, işlemler ve/veya hesaplamalar yoluyla gelen bilgiler veya hizmet talepleri istenen çıktıya dönüştürülür.
Bilgi Elde Etme: Büro faaliyetlerini başlatacak unsur, buna yönelik bilginin gelmesidir. Hizmet talebi olarak da adlandırılabilecek bu bilgi akışı, iç kaynaklı ya da dış kaynaklı olabilir. Dış kaynaklı bilgi girişinde dış çevreden açık bir bilgi girişi söz konusudur. İç kaynaklı bilgi girişi ise çevrenin izlenmesini gerektirir. Bu izleme sonucunda büronun çevredeki olaylara reaksiyonu söz konusu olabilir..
Bilgi işleme: Büro ortamlarında “bilgi işleme” belge işleme olarak da adlandırılabilir. Burada belge sözcüğü çok genel anlamda, bir gerçeğe tanıklık eden yazı, fotoğraf, resim, film vb., vesika, doküman (TDK) anlamında kullanılmaktadır. Belge işleme, belgelerin elde edildiği biçimden gerekli biçime dönüşmesi anlamına gelir.
Belge Arşivleme: İşlenen belgeler genellikle daha sonra tekrar kullanılabileceği ve gerekebileceği için arşivlenmelidir. Arşivler, doğrudan erişilebilecek şekilde el altında olabilecekleri gibi uzak bir mekânda da olabilirler. Belgeler arşivlendiğinde onlara erişim biçimi de tanımlanmış olmalıdır.
Belgeye Erişim: Belge işleme sırasında arşivlenen diğer belgelere de gerek duyulduğunda onların arşivden çıkartılması gerekir. Belgeler tarih, sayı, konu gibi özellikleri tanımlanarak bulunabilir.
İletişim: Bürolar genellikle birden çok kişiyi ya da birimi bünyesinde bulunduracakları gibi dış çevre ile de iletişim halindedirler. Kişiler ve birimler arasında olduğu gibi, dış çevre ile de, yüz yüze ya da uzaktan, eşzamanlı ya da eşzamanlı olmayan çeşitli iletişim biçimleri söz konusudur.
Karar Verme: Bilgi dokümanlarına dayalı olarak dış çevreyi ilgilendiren çeşitli kararlar verilmesi söz konusudur.
Süreç Yönetimi: Süreç, bir işin tamamlanması için gerekli olan sıralı iş adımlarıdır. Bir sürecin tamamlanabilmesi için çeşitli görevlerin birbiri ardına tamamlanması, yani bir iş akışının gerçekleşmesi gerekir.
Bir büroda yaygın olarak kullanılan süreçlerden bazıları şunlardır:
Belge Yönlendirme. Belge yönlendirme, büro ortamında bilginin akış yönünü belirler. Aynı zamanda, belge üzerinde yapılacak işlemleri ve bunların sırasını gösterir.
Görev tahsisi. Büroda gerçekleştirilecek işlerin büro personeli arasında dağıtılması gerekir. Görev tahsisinde personelin yetenekleri kritik bir konudur. Belirli görevlerin belirli personele verilmesi yerine görevlere ilişkin rollerin belirlenmesi ve rollerin de personele atanması büro ortamında esneklik sağlanması açısından mümkündür.
Görev programlama. Görevler ve görevlerin tahsisi kağıt üzerinde personele dağıtıldıktan sonra bizzat yerine getirilmesi için personelin harekete geçirilmesidir. Bu aşamda hangi görev için ne kadar zaman ayrıldığı da belirlenmelidir.
istisnai durumların çözümü: ideal bir durumda tüm işlerin ve görevlerin planlandığı şekilde yerine getirilmesi esastır. Ancak normal çalışma düzenini bozan bazı durumlar ortaya çıkabilir. Personel hataları, araç-gerecin sebep olduğu hatalar ya da öngörülemeyen koşullar buna örnektir. İstisnai durumların çözümü bu gibi sorunların aşılmasındaki adımların belirlenmesiyle ilgilidir.
Çıktılar: Sistemin çıktıları karşılanmış olan hizmet talebidir. Büro sisteminin çıktılarına örnek olarak; yönetim kararlarına esas bilgiler, istatistikî kayıtlar, iletilen mesajlar, yazılan ve iletilen bir doküman verilebilir.
Bürolarda çok sayıda faaliyet gerçekleştirilir. Faaliyetlerin sayısı ve karmaşıklığı büronun amaçlarıyla ve ölçeğiyle doğru orantılı olarak artmaktadır. Aşağıda liste, tipik bir büroda yerine getirilen temel faaliyetlere örnekler sunmaktadır (Oliveiro, vd., 2003):
Bilgi Üretimi /Analizi
- Mektup, rapor, bilgi notları oluşturma
- Verileri düzenleme, özetleme, yorumlama
- Sunum oluşturmak
- Elde edilen bilgilere dayalı olarak karar alma ve önerilerde bulunma
Bilgi Arama
- Veritabanlarına, İnternete ve İntranete erişim
- Organizasyon çalışanlarına ilişkin bilgi arama
- Organizasyon dışındaki kişilere ilişkin bilgi arama
- Referans el kitapları ve kitaplardan yararlanma
Bilgiyi İşleme
- Düzeltme (Editörlük)
- Bilgisayara bilgi girme
- Büroya gelen mektup, e-posta, vb. açmak ve gözden geçirmek
- Veritabanlarına veri girme
- Fotokopi yoluyla çoğaltma
- Büro dışına gidecek evrakları hazırlama
- Çek, sipariş, fatura, vb. belgeleri hazırlama
- İşlem tabloları oluşturma
Bilgi iletişimi
- Telefonları yanıtlama
- Organizasyon içi ve dışı bilgi taleplerini karşılama
- Sunum hazırlama ve sunuş yapma
Bilgi Yönetimi
- Takvime bağlı etkinliklerin yönetimi
- Veritabanları ve dosyaların bakımı
- Finansal kayıtların tutulması
BÜRO TEKNOLOJİLERİ VE OTOMASYON
Genel anlamıyla teknoloji, bir çıktının elde edilmesinde yararlanılan bilgi, yöntem, hammadde ve donanımın tümünü ifade eden bir kavramdır. Teknoloji; telefon, bilgisayar, yazılım ya da ağlardan daha fazlasıdır; iş yapma yöntemleri ve biçimleri, enformasyon yapıları ve bunların bilgi işçileri tarafından kullanılma biçimleri de teknoloji kavramının içerisindedir.
Sektörler arasında teknolojinin tanımı ve uygulamaları farklılık gösterebilir. Bu bağlamda, söz gelimi iletişim teknolojileri daha iyi iletişim kurmayı, inşaat teknolojileri daha sağlam, ucuz ve konforlu yapılar inşa etmeyi, ulaştırma teknolojileri daha güvenli ve hızlı seyahat olanakları geliştirmeyi, tıp teknolojileri ise hastalıkların tedavisi ve insan ömrünü uzatmayı amaçlar. Bu doğrultuda büro teknolojileri de bürolarda gerçekleştirilen faaliyetlerin daha etkin ve verimli olması yanında çalışma koşullarının iyileştirilmesini hedefler.
Küresel rekabet baskısının etkisini her geçen gün artırdığı, oldukça hızlı bir bilgi üretiminin olduğu ve üretilen bilginin üretildiğinden daha kısa bir sürede tüketildiği bir çağda bir başka deyişle bilgi çağında yaşamaktayız. Bu dönemde kurumlar, kişiler veya örgütler arası bilgi paylaşımı artmıştır ve bu paylaşımın etkinliği oldukça yüksektir. Bilgi ve iletişim teknolojilerinde son yıllarda yaşanan değişme ve gelişmeler de sözü edilen paylaşımın etkinliğini artırıcı bir etki yapmaktadır.
Otomasyon, insan becerisine dayalı olarak elle (manuel) yapılan işlerin makineler yoluyla otomatik olarak gerçekleştirilmesidir. Bu doğrultuda büro otomasyonu da iş ve işlemlerinin elle yapılmasından ziyade çeşitli büro araçlarıyla (örneğin bilgisayarlar) gerçekleştirilmesini ifade eder. Büro otomasyonu yoluyla, makineler tarafından yapılabilecek işler makinelere aktarılarak, büro çalışanlarına karar verme ve yaratıcı çalışmalar yapma konusunda daha fazla zaman sağlanır.
Büro bilgi sistemlerinin tasarımda bu üç unsur arasındaki dengeyi korumak önemlidir.
Günümüzde büro otomasyonu güçlü bilgisayarlar desteğinde, bürolardaki tüm araçların verimli ve etkin kullanıldığı, entegre bir donanım ve yazılım uygulaması olarak kabul edilmeye başlanmıştır. Büro otomasyonu, kâğıtsız ve elektronik haberleşen bir toplumun öncüsü olarak görülmektedir.
Büro faaliyetlerinin yürütülmesinde önemli katkıları olan ofis otomasyon sistemlerinin ofis çalışanlarının bireysel performansları üzerindeki etkilerini incelemek amacıyla Altınöz (2008) tarafından gerçekleştirilen araştırmada bürolarda teknoloji kullanımının gittikçe yaygınlaştığı ve bu sürecin gelişen teknolojilere uygun olarak devam edeceği sonucuna ulaşılmıştır. Ayrıca çalışanların kullandıkları teknolojilerle ilgili olarak yeterli bilgiye sahip oldukları görülmekte ancak projeksiyon, telesekreter, sesli yanıt sistemleri, ses kayıt-dinleme cihazı gibi sistemlerle ilgili kullanım becerilerinin geliştirilmesine ihtiyaç olduğu ortaya çıkmıştır.
Büro otomasyon sistemlerini yayın, iletişim, toplantı, şekil işleme ve büro yönetimi olmak üzere beş bölümde inceleyebiliriz.
|
Elektronik Yayın Sistemleri: İster kâğıt üzerinde olsun isterse bilgisayar dosyası üzerinde, bürolarda gerçekleştirilen işlemlerin hemen hepsi belgeler üzerinde yapılmaktadır.
Elektronik İletişim Sistemleri: Bilgi ve iletişim araçlarının hızla gelişmesi ve ucuzlamasına koşut olarak günümüz büro ortamlarında kullanılan iletişim araçları da çeşitlenmektedir. Bilgisayar ağları üzerinden yürütülen elektronik iletişim; metin, ses ve veri biçimindeki ileti ve belgelerin hızlı biçimde iletilmesini sağlar.
Elektronik Toplantı Sistemleri: Bürolarda ekip çalışmaları sıkça karşılaşılan bir durumdur. Özellikle farklı, uzak birimlerde çalışan insanların bir araya gelmesi zor ve bazen masraflı bir iştir. Ancak günümüzde zaman ve mekân kısıtlarını ortadan kaldıran teknolojik çözümler vardır.
Şekil İşleme Sistemleri: Organizasyonların faaliyetlerine yönelik elektronik belgelerin yaratılması, üzerinde düzenlemeler yapılması, kullanılması, iletilmesi ve arşivlemesi gibi eylemlerin gerçekleştirilmesi için yararlanılan sistemler elektronik belge yönetim sistemleri olarak adlandırılmakta ve başta devlet kuruluşları olmak üzere her geçen gün yaygınlık kazanmaktadır. Grafik oluşturma ve etkili bir şekilde sunumu da iş yaşamının kritik faaliyetlerindendir.
Büro Yönetim Sistemleri:Organizasyonunfaaliyet alanına bağlı olarak bürolarda sıklıkla yerinegetirilen muhasebe, raporlama, personel kayıtları, bordro hazırlama gibi farklı uygulamaları modüller halinde içerisinde barındıran bütünleşik sistemlerdir.
Büro (Ofis) Otomasyon Sistemleri iş yaşamının kalitesini geliştirme, çalışanların iş yapma hızını artırma, ofis çalışanlarının görevlerini zamanında tamamlama, yapılan işlerdeki hata oranlarını düşürme ve nihayetinde çalışanlarının motivasyonunu etkileyerek çalışanların bireysel performanslarını artırıcı bir etki yapmaktadır.
Çevresel Değişikliklerin Büro Çalışanları Üzerindeki Etkileri
İçinde bulunduğumuz yüzyılın en önemli özelliklerinden biri pek çok alanda baş döndürücü hızda bir değişimin yaşanmasıdır. Teknolojik gelişmelerin birbirini izlemesi, ülkeler arasındaki sınırların kalkması sonucunda uluslararası ilişkilerin artması, organizasyonların günün gereksinimlerine göre yeniden yapılandırılması bu değişmelerden bir kaçıdır.
Artan yönetsel sorumluluklara bağlı olarak çalışanların unvanlarında da değişmeler görülmektedir. Örneğin sekreterlik mesleğini ele alalım. Daha önce de belirtildiği üzere, yöneticilerin bir zamanlar sekreterlerinin yerine getirdiği birtakım faaliyetleri kendilerinin yerine getirmesi, sekreterlerin de yönetsel birtakım görevleri devralmaları, sekreterlik unvanının üst düzey yönetici sekreterliği, yönetici asistanlığı ve ilişki uzmanlığı gibi unvanlarla yer değiştirmesine neden olmuştur.
Yönetsel faaliyetlerin yöneticilerin uygun gördüğü kişiye aktarılması, çeşitli sorunları da beraberinde getirebilir. Yönetici rolünü devralan kişinin bu işi yeterince iyi yapamaması, büro faaliyetlerinin aksamasına ve çalışanlar arasında çatışmalar çıkmasına neden olabilir. Bu nedenle, yönetsel faaliyetleri yerine getirebilecek kişilerin seçiminde dikkatli olmak gereklidir.