ÜNİTE 1 - BİLGİ SİSTEMLERİNE GİRİŞ:TEMEL KAVRAMLAR

İnsanlık tarihi ilkel toplumdan tarım toplumuna, tarım toplumundan endüstri toplumuna ve endüstri toplumundan da bilgi toplumuna geçiş olmak üzere üç önemli devrim geçirmiştir. Bugün içinde yaşadığımız bilgi toplumunda, topluma bilgisayar ve iletişim teknolojileri yön vermektedir.

VERİ, ENFORMASYON, BİLGİ, BİLGELİK KAVRAMLARI

Veri

Veri (data) sayılar, rakamlar, sözcükler, metinler, resimler, olaylar vb. biçiminde temsil edilen ham gerçekliklerdir. Veriler gözlem, araştırma, deney, ölçüm ve sayım gibi değişik yöntemlerle elde edilir. Ölçüm ya da sayım yolu ile toplanan ve sayısal bir değer ifade eden veriler “nicel veriler”, sayısal bir değerle gösterilemeyen veriler ise ‘’nitel veriler”olarak adlandırılır.

Verilerin değişik türleri vardır:

Sayısal veriler: Rakamlar (0-9),harfler (a-z, A-Z) ve diğer özel karakterler (%&/^! vb.)

Görüntüsel veriler: Grafiksel gösterimler, resimler ve fotoğraflar.

Ses verileri: Her türlü sesler, melodiler ve müzikler.

Video verileri: Hareketli görüntüler.

Türkçe yazılan eserlerde bilgi ve enformasyon kavramlarının çoğu zaman birbirlerinin yerine kullanıldığı görülmektedir.

Enformasyon

Enformasyon (Information), verinin belli bir formülle düzenlenerek anlamlı hâle dönüştürülmesidir.

Bilgi

Bilgi (Knowledge);olguları ve olayları tanıma, anlama ve özellikle açıklamaya yönelik, eğitim, gözlem, araştırma veya deneyim yoluyla elde edilen ve bütün bunların insanın zihinsel değerlendirmesi neticesinde ortaya çıkan olgular veya fikirlerdir.

Bilgi;karar verme, planlama, karşılaştırma, değerlendirme, analiz, tahmin, tanı vb. gibi yaşamın her alanına dayanak oluşturacak eylemlerin ve uygulamaların temelini oluşturur.

Yukarıda verilen tanımlara bakarak bilgi ile ilgili şu genellemeler yapılabilir:

1-Bilginin temelini veri ve enformasyon oluşturur.

1. Bilgi enformasyonun rasyonel bir biçimde akıl süzgecinden geçmesi,yorumlanması ve kullanılmasıyla ortaya çıkar.
2. Bilgi karar verme;planlama, karşılaştırma, değerlendirme, analiz tahmin, tanı vb. yaşamın her alanına dayanarak oluşturulacak eylemlerin ve uygulamaların temelini teşkil eder.

Bilgelik

Bilgelik (wisdom) ise bir refleks hâlini almış bilgi, içgüdüsel olarak doğru-yanlış, iyi-kötü ayrımını yapabilme yetisi olarak açıklanabilir.Başka bir bakış açısıyla, değişen şartlar çerçevesinde ileriyi görebilme yeteneğine sahip olmaktır.

Bilgelik, tecrübeden doğan, olağan dışı etmenleri ve alışılmadık sonuçları görmek amacıyla görünen durumun ardındakini görecek bir önsezi yeteneğini gerektirir.

Örnek :Bir öğrenci veri tabanındaki ad, soyad, doğum yeri, öğrencilerin her birinin Yönetim Bilgi Sistemleri dersinden aldığı notlar, öğrencilerin bölüme giriş puanları, mezun oldukları lise türleri vb. gerçeklikler veri; öğrenci listesi, notlar, harf notları, sınıf ortalamasından oluşan liste enformasyon;öğrencilerin mezun olduğu lise ya da üniversi teye giriş puanına göre başarı durumlarının analiz edilerek bir örüntü çıkarılması bilgi; bu örüntüleri çıkarabilme yetisi, programlama bilgisi ve analiz ve yorumlama yeteneği ise bilgelik olarak düşünülebilir.

Örnek : Şekil 1.1’deki piramitte bu dört kavram basitleştirilmiş başka bir örnekle açıklanmaktadır.Bir firma üretim ve pazarlamasını yaptığı A ürününün pazar durumuyla ilgili yaptığı bir araştırma sonucu satışlardaki azalma karşısında bir karar vermek istemektedir.

Veri:Aylık satış rakamları

Enformasyon:12 aylık verilerin bir grafikte özetlenmesi sonucu ortaya çıkan satış miktarındaki azalma trendi. Ayrıca, rakip şirketin benzer özellikteki ürününün pazar payının yükseldiğine ilişkin raporlar.

Bilgi:Durum kötüye gidiyor. Rakibin tanıtım ve reklam çabaları yoğun ve tedbir almak gerekiyor kanaati Bilgelik:Reklam ve tanıtma çabalarını yoğunlaştırmak, promosyon uygulamak, farkındalığı artırmak ya da satış fiyatını düşürmek gibi stratejiler geliştirme yeteneği,

 Bilginin özellikler

Erişilebilir olması:Bilgi, yetkili kullanıcıların ihtiyaçları doğrultusunda doğru zaman ve doğru biçimde elde edilebilmesi için kolaylıkla erişilebilir olmalıdır.

Doğru olması:Doğru bilgi hatasızdır. Çoğu kez yanlış bilgi, yanlış veri yüzünden ortaya çıkar. Bu durum “Çöp girerse çöp çıkar. Garbage in garbage out)” şeklinde ifade edilir.

Tam olması:Tam bilgi,tüm önemli durumları içinde barındırır. Örneğin tüm maliyetlerin dikkate alınmadığı bir yatırım raporu tam değildir.

Ekonomik olması:Bilginin değeriyle maliyeti orantılı olmalıdır.

Esnek olması:Esnek bilgi,değişik amaçlarla kullanılabilir. Örneğin aynı bilgi gerektiğinde üretim birimi yöneticisi gerektiğinde ise finans birimi yöneticisi tarafından kullanılabilir.

İlgili olması:Bilgi,karar verilecek konuya ilişkin üretilmelidir.

Güvenilir olması:Güvenilir bilgi için verinin de güvenilir kaynaktan gelmesi gerekir.

Basit olması:Bilgi,karmaşık olmamalıdır. Bazen, karmaşık ve detaylı bilgi önemli noktaların atlanmasına neden olarak karar vermeyi zorlaştırabilir.

Güncel olması:Verilecek kararlar bilginin güncel olmasıyla doğru olabilir. Örneğin bir önceki haftanın hava raporuyla bugün ne giyileceğine karar verilemez.

Doğrulanabilir olması:Bilginin doğru olup olmadığı birçok kaynaktan kontrol edilebilir olmalıdır.

SİSTEMLER, SİSTEM SINIFLANDIRMALARI

Sistem Nedir?

Sistem, bir ya da daha çok amaca veya sonuca ulaşmak üzere aralarında ilişkiler olan fiziksel ya da kavramsal birden çok bileşenin oluşturduğu bir bütündür.

Sistemin özellikleri aşağıdaki gibi sayılabilir:

•Sistemi çevresinden ayıran bir sınır bulunur.

•Kendinden küçük alt sistemlerden oluşur.

•Sistemi oluşturan ögeler arasında karşılıklı bağımlılık vardır.

•Sistem ve ögeler bir amaç için bir arada bulunur.

•Sistem, sistem öğelerinin aritmetik toplamı değil, organik bir toplamıdır, yani bütün parçaların toplamından büyüktür.

Sistemlerin Türleri

Açık Sistemler: Çevresiyle ilişkileri olan, haberleşen, birbirlerini etkileyen ve değiştirilebilen sistemlere denir. Açık sistemlerde sistemin çevresinden sürekli bir girdi akışı söz konusudur ve dinamik bir özellik gösterirler.

Kapalı Sistemler:Çevresindeki sistemlerden etkilenmeyen sistemlerdir. Kapalı sistemlerde sistemin sadece iç işleyişi ile ilgili faktörler dikkate alınıp dış faktörler yok sayılır.

Soyut Sistemler:Tüm elemanlarıkavramlardan oluşan sistemlerdir. Somut Sistemler:En az iki elemanı nesnelerden oluşan sistemlerdir. Dinamik Sistemler:Zaman içerisinde değişim gösteren sistemlerdir. Statik Sistemler:Zamana bağlı olarak değişim göstermeyen sistemlerdir. Sistemin Bozulması (Entropi)

Bir sistemde faaliyetlerin bozulması, dengenin kaybolması ve sonunda sistemin durması yönünde bir eğilim vardır. İşte bu eğilime “entropi”denir.Açık sistemlerin dışarıdan aldığı yardımla bünyesindeki karmaşıklık ve bozukluk eğilimini,yani entropinin neticelerini ortadan kaldırmasına "negatif entropi” (negentropi) denir.

BİLGİ SİSTEMLERİ

Bilgi sistemi nedir?

Bilgi sistemi;bilgisayarlar, yazılımlardan oluşan ve bilgiyi toplayan, saklayan, işleyen ve yorumlayan bir sistem olarak tanımlanabilir. Bilgi sistemleri;girdi, işleme, çıktı ve geri besleme olmak üzere dört unsurdan oluşur.

Girdi (input):Bir bilgi sisteminde girdi, belli bir amaca yönelik olarak organizasyon içinden ya da çevreden ham veriyi toplama ve elde etme faaliyetidir.

İşleme (processing):Ham verinin anlamlı çıktıya değiştirme ve dönüştürme sürecidir.

Çıktı (output):Çıktı;kullanıcılar için yararlı bilginin, belge ya da rapor olarak üretilmesidir.

Geri bildirim (feedback):Bir bilgisisteminde geri besleme, girdi ve işleme faaliyetleri esnasında değişiklik yapma ihtiyacı olduğuna yönelik geri dönüş sağlanmasıdır.Örneğin bir öğrenci not sisteminde öğrencinin aldığı not 90 yerine 900 girilebilir. Not bilgisi 0 ile 100 arasında olabileceği için sistem,notun bu aralıklar dışında olamayacağına yönelik geri bildirimde bulunacaktır.

 

Bir Bilgi Sisteminin Unsurları

OrganizasyonelPerspektiften Bilgi Sistemler

Organizasyonel perspektiften bakıldığında bir bilgi sistemi, bilgi teknolojisine dayalı bir organizasyonel ve yönetimsel çözümdür.

Organizasyonlar:Bilgi sistemleri, organizasyonlarınönemli bir parçasıdır.Organizasyonun anahtar elemanları insanlar, organizasyonyapısı, prosedürler, politikalar ve organizasyon kültürüdür. İşletme fonksiyonları, satış ve pazarlama, imalat, finans, muhasebe ve beşeri kaynaklardan oluşur.

Yönetim: Yönetim kademesinde üst, orta ve operasyonel düzey yöneticiler vardır. Üst düzey yöneticiler, daha çok uzun dönem stratejik kararlar alırken, orta düzey yöneticiler üst düzey yöneticilerin aldıkları kararları uygulayıcı konumdadırlar. Operasyonel düzey yöneticiler ise organizasyonun faaliyetlerinin etkin ve verimli bir şekilde yerine getirilmesine ilişkin gündelik işlemleri icra etmekten sorumludurlar.

Bilgi Teknolojisi:Bilgi teknolojileri;donanım, yazılım, depolama araçları, iletişim teknolojilerinden oluşur. Tüm bu kaynaklara firmanın bilgi teknolojisi altyapısı denir. Bilgisayar donanımı, bir bilgisayar sisteminin fiziksel parçalarının tümüne birden verilen isimdir.Ağ ve iletişim teknolojisi;ses, resim video ve metin türündeki bilginin bilgisayar sistemleri arasında aktarılması ve farklı sistemlerin birbiriyle bağlantı kurabilmesi için gerekli tüm yazılım ve donanımdır.

Bilgi Sistemlerinin Diğer Disiplinlerle İlişkisi

Bilgi sistemleri alanında problem ve çözüm konusunda katkıda bulunan temel alanlar; bilgisayar bilimi, yöneylem araştırması, sosyoloji, iktisat, psikoloji ve yönetim bilimidir.

Bilgi sistemlerinin teknik yönüne katkıda bulunan disiplinler;

bilgisayar bilimi, bilgisayar teorileri, hesaplama yöntemleri, etkin veri depolama yöntemleri ve erişimiyle, yönetim bilimi, karar verme ve yönetim pratikleri için model geliştirilmesiyle, ve yöneylem araştırması da işletmedeki çeşitli faaliyetlerle ilgili matematiksel optimizasyon teknikleriyle ilgilenir.

 

BİLGİ SİSTEMLERİNİN TÜRLERİ

Organizasyonel Düzeyler ve İşletme Fonksiyonlarıyla İlişkisi

Birorganizasyon;stratejik, yönetim, bilgi ve operasyonel olmak üzere dört tabakaya bölünebilir. Bu tabakalarda bilgi ihtiyacı duyan işletme fonksiyonları ise satış ve pazarlama, imalat, finans, muhasebe ve insan kaynakları olmak üzere beş kısma ayrılabilir.

Dört temel bilgi sistemi farklı organizasyoneldüzeylerde hizmet ederler. Bunlar:Operasyonel düzey, bilgi düzeyi, yönetim düzeyi ve stratejik düzey sistemlerdir.

Bilgi sistemleri,işletme fonksiyonları ve kullanıcılarına göre farklı şekilde sınıflandırılabilir.

Fonksiyonel Perspektiften Sistemler

Fonksiyonel sistemler çok eskiden beri kullanılmakta olan ve işletmenin belli bölümlerine hizmet veren sistemlerdir.

Satış ve Pazarlama Bilgi Sistemleri

Satış ve pazarlama fonksiyonu,organizasyonun mal ve hizmetlerini  pazarlamaktan sorumludur.

Organizasyonel Düzey	Görev
Operasyonel düzeyde	Sipariş girişi, takibi
Bilgi düzeyinde	Demografikler, müşteri davranışı ve pazar trendleri kullanarak müşterilerin ve pazarın tanımlanması
Yönetim düzeyinde	Mal ve hizmetlerin fiyatlarının belirlenmesi
Stratejik düzeyde	Uzun dönem satış tahminlerinin hazırlanması

Satış ve Pazarlama Bilgi Sistemlerinin OrganizasyonelDüzeylere Göre Görevleri

Üretim Bilgi Sistemleri

Üretim sistemleri,mal ve hizmet üretiminden sorumludur. Planlama, geliştirme, bakım, üretim amaçlarının belirlenmesi, makine ve teçhizat planlaması gibi işlerle ilgilenir.

Organizasyonel Düzey	Görev
Operasyonel düzeyde	Makine ve teçhizat faaliyetlerinin kontrolü
Bilgi düzeyinde	Bilgisayar kullanarak yeni ürünlerin tasarımı (CAD)
Yönetim düzeyinde	Ne zaman ve ne miktar ürün üretileceğine karar vermek
Stratejik düzeyde	Yeni ürün olanaklarını belirlemek

Üretim Bilgi Sistemlerinin Organizasyonel Düzeylere Göre Görevleri

Finans ve Muhasebe Bilgi Sistemleri

Finans fonksiyonu, finansal varlıkların getirisini maksimize etmek için nakit, hisse senedi, fon ve diğer yatırım araçlarını yönetmekten sorumludur. Muhasebe fonksiyonu ise firmanın finansal kayıtlarının izlenmesi ve yönetiminden sorumludur.

 

Organizasyonel Düzey	Görev
Operasyonel düzeyde	Firmanın sahip olduğu paranın takibi
Bilgi düzeyinde	Firmanın yatırım portföylerinin tasarımı
Yönetim düzeyinde	Kısa dönemli bütçeler hazırlanması
Stratejik düzeyde	Uzun dönem kâr planlaması

Finans ve Muhasebe Bilgi Sistemlerinin Organizasyonel Düzeylere Göre Görevleri

 

İnsan Kaynakları Bilgi Sistemleri

İnsan kaynakları fonksiyonu; firmaya iş gücü bulma, geliştirme ve muhafaza etmekten sorumludur. İnsan kaynakları bilgi sistemleri ise potansiyel iş gücünü bulma, mevcut iş gücüyle ilgili kayıtları tutma, işçilerin yetenek ve vasıflarını geliştirme programları yapma gibi aktiviteleri destekler.

 

Organizasyonel Düzeyler	Görev
Operasyonel düzeyde	Personel eğitimi ve geliştirme
Bilgi düzeyinde	Personel için kariyer geliştirme
Yönetim düzeyinde	İş gücünün maaş, ücret ve ikramiyelerinin belirlenmesi ve dağıtımı
Stratejik düzeyde	Firmanın uzun dönem iş gücü ihtiyacını belirleme

İnsan Kaynakları Bilgi Sistemlerinin Organizasyonel Düzeylere Göre Görevleri

 

Kullanıcılarına Göre Sistemler

Kullanıcılarına göre sistemler; veri işleme sistemleri, yönetim bilgi sistemleri, karar destek sistemleri, bilgi tabanlı sistemler-ofis otomasyon sistemleri ve üst yönetim destek sistemleri olarak sınıflandırılabilir.

Veri işleme sistemleri, başta yönetim bilgi sistemleri ve karar destek sistemleri olmak üzere diğer sistemlerin ihtiyaç duyduğu bilginin temel kaynağı konumundadır. Karar destek sistemleri bilgileri sadece Veri İşleme Sistemlerinden değil, aynı zamanda yönetim bilgi sistemlerinden de almaktadır.

Veri İşleme Sistemleri

Veri işleme sistemleri (Transaction Processing Systems-TPS), en eski ve en yaygın bilgi sistemi tipidir. Veri işleme sistemleri organizasyonun operasyonel düzeyinde hizmet eden sistemlerdir ve günlük operasyonlarla ilgilenir. Veri işleme sistemleri, satış/pazarlama, imalat, finans, muhasebe ve insan kaynakları fonksiyonlarının her birine hizmet eder.

Veri işleme sistemleri aşağıdaki temel özelliklere sahiptir:

• Kayıtların tutulmasına yöneliktir.
• Dosya ya da veri tabanlı olabilir.
• Çıktıları genellikle periyodik veya anlıktır.
• Operasyonel düzey için bilgi üretir.
• Özel bilgi istekleri için sınırlı yeteneklere sahiptir.
• Fonksiyonel tabanlı olduğu için uygulamalar birbirinden bağımsızdır.

Veri işleme sistemleri, çok büyük miktarlarda veriyle iş yapar ve bu verileri işletmenin sipariş, satış ve müşteri kayıtlarını güncellemek için kullanır.

Veri İşleme Döngüsü

Veriler; veri toplama, hazırlama, düzeltme, değiştirme, depolama ve belge üretmeden oluşan bir işlem döngüsüne tabi tutulur.

                                  Veri İşleme Döngüsü

Veri Toplama

İşleme tabi tutmak üzere her türlü verinin elde edilmesi ya da bir araya getirilmesine “veri toplama” denir. Verilerin radyo frekans tanımlama(Radio Frequency Identification-RFID), çizgi kod (Bar Code) ve karekod (Quick Response) gibi yöntemlerle bir okuyucu tarafından elektronik veya dijital formda doğrudan bilgisayara girilmesi işlemine kaynak veri otomasyonu denir.

Veri Hazırlama

Veri işlemenin önemli adımlarından biri de herhangi bir problem olup olmadığını denetlemek amacıyla geçerlilik ve doğruluğunu teyit etmek üzere verilerin hazırlanması adımıdır.

Veri Düzeltme

Veri düzeltme, okunamayan ya da girilemeyen verilerin yeniden girilmesidir. Geçersiz verilerin reddedilmesi yeterli değildir. Sistem, veri düzenleme işleminden sorumlu olanları uyaracak hata mesajları da üretmelidir. Veri dönüştürme

Veri dönüştürme işlemi, verilerin sınıflandırılması, sıralanması, kategorize edilmesi, hesaplamalar yapılması, sonuçların özetlenmesi ve daha sonraki kullanım için veri tabanında kaydedilmesi gibi işlemleri içerir. Bir öğrenci sisteminde öğrencinin ara sınavdan aldığı notun belli bir yüzdesi ile finalde aldığı notun belli bir yüzdesinin hesaplanması ve bunun harf notuna tahvil edilmesi işlemini veri dönüştürme işlemine örnek verebiliriz.

Veri Depolama

Veri depolama, yeni işlemlerle bir veya daha fazla veri tabanının güncelleştirilmesidir. Güncellenen veriler yönetime raporlanmak ve karar vermek üzere diğer sistemler tarafından işlenip dönüştürülebilir.

Belge ve Rapor Üretme

Belge üretme işlemi basılı rapor ve belge üretimi (hard copy) şeklinde olabileceği gibi, bilgisayar ekranında görüntüleme (soft copy) şeklinde de olabilir.

Veri İşleme Yöntemleri

Veri işleme sistemlerinde veriler, çevrimiçi (On-line Processing) ve yığın (Batch Processing) olmak üzere iki şekilde işlenir.

 

Çevrimiçi İşleme (Online Processing): Çevrimiçi işlemde veriler girildiği anda işlenir ve kaydedilir. Kullanıcı, yanıt için çok kısa bir süre bekler. Bu tür işlemlerde operatör, sistemden güncel sorgular yapabilir.( Bir uçak bileti satın alındığında uçağın yolcu kapasitesinden bir koltuk düşülür. Bankadan para çekildiğinde çekilen miktar anında hesaptan eksiltilir.)

Yığın İşleme (Batch Processing): Yığın işlemede işlemler gruplanır ya da biriktirilir ve girişleri daha sonra yapılır. Kayıtlar güncel olmadığından sorgulamada bilgiler eksik olabilir.

Yönetim Bilgi Sistemleri

Veri İşleme Sistemlerinin yetersiz kaldığı noktalarda yönetim bilgi sistemleri (Management Information Systems-MIS) devreye girmektedir. Veri işleme sistemleri ile yönetim bilgi sistemleri arasındaki en temel fark, veri işleme sistemlerindeki kullanıcının yerini yönetim bilgi sistemlerinde yöneticinin almış olmasıdır. Yönetim bilgi sistemleri, günlük aktivitelerden ziyade; haftalık, aylık, birkaç aylık ve yıllık sonuçları yöneticiler için hazırlar.

“Yönetim bilgi sistemleri; temelde yönetimin planlama, karar verme ve denetim fonksiyonları için kullanılmak üzere, bilgilerin organizasyon içinden ya da dışından toplanmasını, saklanmasını, işlenmesini, özetlenmesini, raporlanmasını ve iletilmesini sağlayan her türlü bilgisayar tabanlı sistemdir.”

Yönetim bilgi sistemlerinin temel özellikleri şunlardır:

• İlişkisel veri tabanları kullanır.
• Operasyonel, yönetim ve stratejik düzey yöneticilerin bilgiye kolay ve zamanında erişimini sağlar. Ancak yoğun olarak organizasyonun yönetim düzeyindeki yöneticiler için hizmet sağlar.
• Kısmen esnektir ve organizasyonun bilgi ihtiyaçlarındaki değişmeye adapte edilebilir.
• Sadece yetkili kullanıcıların erişimine izin veren bir sistem güvenliği sağlar.
• Günlük operasyonlarla ilgilenmez.
• Genellikle yapısal kararlara yöneliktir.
• Yöneticilere dönemlik raporlar (haftalık, aylık, altı aylık yıllık vb.) üretir.
• Öncelikle çevresel ve dış olaylarla değil organizasyon içi işlemlere yöneliktir.

Yönetim Bilgi Sistemleri ve Veri İşleme Sistemlerinin Farklılıkları

Yönetim bilgi sistemleri, genel anlamda birkaç veri işleme sistemi üzerine kurulmuş ve organizasyonun yönetsel bilgi ihtiyaçlarını karşılamaya yönelik bir sistemdir.

1. Veri işleme sistemleri operasyonel düzeyde hizmet verirken, yönetim bilgi sistemleri yoğunlukla yönetim düzeyi olmak üzere tüm yönetim düzeylerine hizmet verir.
2. Veri işleme sistemleri kayıt işlemleri yapar. Veri işleme sistemleri, yönetim bilgi sistemleri için veri tabanı oluşturur. Veri işleme sistemlerinin çıktısı yönetim bilgi sistemlerinin girdisidir.

Yönetim Bilgi Sistemlerinin Ürettiği Raporlar

Yönetim Bilgi Sistemlerinin çıktılarını periyodik raporlar, özel istek raporları ve istisnai raporlar oluşturmaktadır. Periyodik Raporlar: Yapılan planlamaya bağlı olarak günlük, haftalık, aylık, altı aylık ya da yıllık düzenli olarak üretilen raporlardır.

Özel İstek Raporları: Bu raporlar, talep geldiğinde üretilen raporlardır. Bir sorgulama diliyle ihtiyacı karşılayacak şekilde kolayca üretilebilirler.

İstisnai Raporlar: Olağan dışı ya da yönetimin müdahâle etmesi gereken bir durum meydana geldiğinde otomatik olarak üretilen raporlardır. Bu raporlar yöneticilerin dikkatini çeken, onları uyaran raporlardır. Yönetim Bilgi Sistemlerinin Yararları

İş çevresi, dünyada meydana gelen üç önemli değişiklikle karşı karşıyadır. Birincisi, küresel ekonominin yaygınlaşması; ikincisi, endüstriyel ekonominin bilgi ve enformasyona dayalı hizmet ekonomilerine dönüşmesi; üçüncüsü, işletme yapısının değişimidir.

Operasyonel Etkinlik: Operasyonel etkinlik; günlük rutin işlerin daha iyi, hızlı ve daha ucuza yapılmasıdır. Operasyonel etkinliği sağlandığı en önemli alan ofistir

Kaliteli Müşteri Hizmeti: Müşteri hizmetlerinin iyileştirilmesine örnek olarak son yıllarda çok kullanılan ATM hizmeti verilebilir. Bankalar bu yöntemle daha az elemanla günde 24 saat müşteri hizmeti vermektedirler. Bu da müşteri memnuniyetini artırmaktadır.

Ürün Geliştirme ve İyileştirme: Bankacılık, sigortacılık, finansal hizmetler ve seyahat gibi birçok endüstride pazarlanan ürünün satılmasında bilgi, en temel güçtür.

Rekabet Prensiplerinin Değişmesi: Bilgi sistemleri; pazar analizleri yapılmasında, müşteri hizmetlerinde kalite sağlanmasında, daha kaliteli mal veya hizmet üretilmesinde gerekli bilgiyi sağlayarak rekabete de katkıda bulunmaktadır.

Yeni İş Fırsatları Yaratma ve Uygulama: Yeni pazar şartlarında hızlı değişimler yaşanmaktadır. Değişikliklere uyum sağlamak, yeni pazarlar oluşturmak için bilgi sistemlerinden yararlanılabilir.

Karar Destek Sistemleri

Karar destek sistemleri (Decision Support Systems-DSS), yöneticilerin, yönetsel problemlerin aşılması için kantitatif modeller kullanma çabalarıyla ortaya çıkmıştır.

Karar destek sistemleri için şöyle bir genel tanım yapabiliriz:

“Karar destek sistemleri; karar verme konumundaki kullanıcıların, yapısal olmayan ve yarı yapısal kararlar alırken, karar seçenekleri oluşturmaları, alternatif belirlemeleri ve değerlendirmeleri işlemlerinde destek sağlayan, yazılım ve donanım bileşenlerinden oluşan etkileşimli bilgi sistemleridir.”

Yapısal olmayan kararlar; karar vericinin probleme ilişkin yargı, değerlendirme ve görüşlerini ortaya koymasını gerektirir. Yapısal kararlar ise tam aksine, tekrarlanan, rutin kararlardır ve her seferinde sanki yeniymişçesine ele alınması için yerine getirilirken belli bir prosedüre tabidirler.

Yönetim bilgi sistemleri genelde önceden belirlenmiş yapısal kararlarla ilgilenirken, karar destek sistemleri temelde yapısal olmayan ve yarı yapısal problem analizleriyle, yani rutin olmayan kararlarla ilgilenir.

Karar Destek Sistemlerinin Türleri ve Uygulama Alanları

Günümüzde model odaklı ve veri odaklı olmak üzere iki tür karar destek sisteminden bahsedebiliriz.

Model odaklı karar destek sistemleri, temel bilgi sistemlerinden izole edilmiş tek başına kullanılan sistemlerdir. Genellikle What-If (Eğer olursa ne?) analizleri yaparlar ve sıklıkla son kullanıcılar tarafından geliştirilirler.

Veri odaklı karar destek sistemleri ise büyük organizasyonel sistemlerin veri havuzlarındaki verileri analiz ederler.

Bilgi Tabanlı Sistemler ve Ofis Otomasyon Sistemleri

Bilgi tabanlı sistemler (Knowledge Base Systems-KBS) ve Ofis otomasyon sistemleri (Office Automation Systems-OAS) organizasyonun bilgi düzeyinde ihtiyaç duyduğu enformasyonu sağlama yönünde hizmet eder.

Bilgi tabanlı sistemler, belli bir problemin çözümünde IF-THEN kurallarını uygularlar. Bu sistemler sezgi, yargı vb. sezgisel bilgilerle doldurulan bilgi tabanlarına gereksinim duyarlar. Bilgi Tabanlı Sistemler, belli bir uzmanlık alanında insanın düşünce sürecini modellemek için insan destekli bu bilgiyi kullanırlar. Bu sistemlerin iki temel yeteneği, düşünce ve öğrenmedir.

Bilgi çalışanları genelde üniversite mezunu, mühendis, doktor, avukat, bilim adamı gibi unvanları taşıyan kişilerdir. İşleri, yeni enformasyon ve bilgi yaratmaktır. Veri çalışanları ise, eğitim seviyeleri nispeten, olup enformasyon yaratmaktan çok işlemeyi görev edinmiş kişilerdir.( Sekreterler, muhasebeciler)

Ofis sistemleri, ofisteki enformasyon çalışanlarının verimliliğini artırmaya yönelik tüm enformasyon teknoloji uygulamalarıdır.

Ofis çalışanları; belge yönetimini, veri kayıt, erişim ve dağıtımını gerçekleştirirler, bireyler ve gruplar için programlar yaparlar.

Üst Yönetim Destek Sistemleri

Üst yönetim destek sistemleri (Executive Support Systems-ESS), üst düzey yöneticiler tarafından karar vermek amacıyla kullanılan sistemlerdir.

Üst yönetim destek sistemleri, üst düzey yöneticilere faydalı olacak bilgileri elde etmek için gereken çaba ve zamanın azaltılmasına yoğunlaşarak önemli verilerin takibi, filtrelenmesi ve özetlenmesine yönelik faaliyet görürler. Daha ziyade, problemlerin değişen yüzüne uygulanabilecek genelleştirilmiş bir hesaplama ve iletişim kapasitesi sağlamaya yöneliktirler. Örneğin karar destek sistemleri büyük ölçüde analitik araçlar kullanmaya yönelikken, Üst Yönetim Destek Sistemleri analitik modelleri daha az kullanma temayülündedir.

Üst yönetim destek sistemleri şu gibi sorulara cevap aranmasında yardımcı olur:

• Hangi işi yapmalıyız?
• Rakipler neler yapıyor?
• Neler yaparsak klasik işletme yapısından kurtuluruz?
• Nakit akışını hızlandırmak için kaç birim satış yapmalıyız?

Üst yönetim destek sistemleri, yapısal olmayan problemlerde yöneticilere yardımcı olan sistemlerdir. Bu sistemler, senyör yöneticilerin ihtiyaçlarına odaklanır.

Üst yönetim destek sistemleri, bir özel veri parçasından daha düşük seviyeye ve oradan daha düşük detay seviyelerine doğru hareket ederek sondajlama yeteneğine sahiptir. Çoğu üst yönetim destek sistemleri, dış verileri iç verilerden daha fazla kullanır. Üst Yönetim Destek Sistemleri modelleme ve analiz araçlarını yoğun şekilde kullanırlar. Çok fazla deneyimi olmayan yöneticiler bile bu yazılımları grafikler çizmek, zaman, bölge, ürün, fiyat aralığına göre verileri analiz etmek için rahatlıkla kullanabilirler. Üst yönetim destek Sistemlerinin değeri, esnekliğinden kaynaklanır. . Bu sistemler karar verme sistemleri değil, karar vermeye yardımcı olan araçlardır. Üst yönetim destek Sistemlerinin en açık faydası trendleri analiz etme, karşılaştırma ve vurgulama yeteneğine sahip olmasıdır.

Üst yönetim, performansı kendi sorumluluk alanlarında daha etkin bir şekilde izlemek için bu sistemleri kullanmaktadır.